Toplantı odası ölçüleri: kişi sayısına göre masa, ekran ve alan

Toplantı odaları, ofisin en çok talep gören ve en çok şikâyet edilen alanlarıdır. Ya yetmez, ya yanlış büyüklüktedir, ya da içinde video konferans yapıldığında karşı taraf yalnızca masanın ucunu görür. Bu sorunların çoğu, odaların doğru ölçülerle ve gerçek kullanım biçimine göre tasarlanmamasından kaynaklanır.

Önce dağılım: kaç oda, kaç kişilik?

Birçok ofiste birkaç büyük toplantı odası bulunur, ama toplantıların çoğu iki ile altı kişi arasındadır. Sonuç: dört kişilik bir toplantı on iki kişilik salonu işgal eder, küçük odalar ise hiç yoktur. Tipik bir dağılım şöyle kurgulanabilir:

Kesin sayılar, mevcut toplantı verilerinden ve rezervasyon kayıtlarından çıkarılmalıdır.

Masa ölçüleri

Kişi başı masa uzunluğu: Masa kenarında kişi başına yaklaşık 60–75 cm.

Masa genişliği: Karşılıklı oturulan masalarda 100–120 cm; daha dar masalar dizüstü bilgisayar ve belgelerle çalışmayı zorlaştırır.

Sandalye arkası boşluk: Masa kenarı ile duvar arasında, sandalyenin geri çekilmesi ve arkadan geçiş için en az 100–120 cm. Bu ölçünün küçük tutulması, dolu bir odada kimsenin kalkamaması demektir.

Masa ucu ve ekran: Ekranın bulunduğu duvar ile masa ucu arasında, ekranı rahat görmek için yeterli mesafe bırakılmalıdır.

Oda boyutuna pratik bir örnek

Sekiz kişilik bir toplantı odası için masa yaklaşık 240–280 cm uzunluğunda ve 110–120 cm genişliğinde olabilir. Çevresinde her tarafta 100–120 cm boşluk bırakıldığında, oda iç ölçüsü kabaca 4,5 x 3,5 metre civarına ulaşır. Bu hesap, toplantı odalarının masa ölçüsünden çok daha fazla alan tükettiğini gösterir.

Ekran ve görüş

• Ekran boyutu: En uzak izleyicinin rahat okuyabileceği büyüklükte. Pratikte ekranın görüntü yüksekliği, en uzak izleyici mesafesinin yaklaşık altıda biri ile dörtte biri arasında seçilir.
• Ekran yüksekliği: Ekranın alt kenarı, oturan kişilerin başlarının üzerinden görülebilecek yükseklikte olmalıdır.
• Işık ve yansıma: Ekranın bulunduğu duvar, pencerenin karşısında olmamalıdır; aksi halde yansıma ve kontrast sorunu yaşanır.

Video konferans için tasarım

Hibrit toplantılar, odanın tasarımını değiştirir:

• Kamera konumu: Ekranın hemen üstünde ya da altında; tüm katılımcıları görebilecek açıda.
• Masa biçimi: Ekrana doğru daralan ya da ekrana bakan tarafı açık masa biçimleri, uzaktaki katılımcıların herkesi görmesini sağlar.
• Işık: Yüzlere eşit ve yumuşak düşen ışık; arkadan gelen pencere ışığı yüzleri karanlıkta bırakır.
• Akustik: Yankı, uzaktaki katılımcının konuşmayı anlamasını en çok zorlaştıran etkendir. Duvar ve tavanda ses yutucu yüzeyler şarttır.
• Mikrofon ve hoparlör: Odanın büyüklüğüne göre tavan ya da masa mikrofonları.

Mahremiyet ve ses yalıtımı

Toplantı odalarında konuşulanların dışarıdan duyulmaması, özellikle müşteri ve insan kaynakları görüşmelerinde önemlidir. Cam bölmeli odalarda ses yalıtımı, camın tipine, çerçeve detayına ve tavan birleşimine bağlıdır. Bölmenin asma tavanın üstünde de devam etmemesi, sesin tavan boşluğundan komşu odaya geçmesine neden olur.

Donanım ve detaylar

• Masa üzerinde ya da içinde priz ve veri bağlantısı
• Yazı tahtası ya da yazılabilir duvar yüzeyi
• Katılımcıların bilgisayarlarını ekrana kablosuz bağlayabileceği bir sistem
• Oda dışında doluluk bilgisi
• Kapı üzerinde, mahremiyeti koruyan ama odanın dolu olup olmadığını gösteren buzlu bir şerit

Toplantı odalarının akustiği için toplantı odası akustiği, tek kişilik alanlar için telefon kabini ve odak odası, cam bölme seçenekleri için ofis bölme sistemleri yazısına bakabilirsiniz.