Ofiste depolama ve arşiv: kişisel dolap, ortak depo, kağıtsız geçiş

Depolama, ofis planlamasında en son düşünülen ve en çok alan yiyen kalemlerden biridir. Taşınma günü gelen kutular, koridorlara dizilen dolaplar ve masaların altına sıkıştırılan klasörler, depolama ihtiyacının plan aşamasında hesaplanmadığının işaretidir. Oysa depolama da masa ve toplantı odası gibi ölçülebilir ve planlanabilir bir ihtiyaçtır.

Depolamanın üç katmanı

1. Kişisel depolama. Çalışanın kişisel eşyaları, dizüstü bilgisayarı, günlük kullandığı belgeler. Sabit masalı ofislerde masa altı dolap (keson), hibrit ofislerde kilitli kişisel dolap (locker) olarak çözülür.

2. Ekip depolaması. Ekibin ortak kullandığı belgeler, malzemeler, numuneler. Ekibin çalışma bölgesine yakın ortak dolaplarda tutulur.

3. Arşiv ve merkezi depo. Nadiren erişilen ama saklanması gereken belgeler, sarf malzemeleri, etkinlik ekipmanı, mobilya yedekleri. Merkezi bir depo alanında ya da bina dışında tutulur.

İhtiyacı ölçmek

Depolama ihtiyacı tahmin edilmemeli, ölçülmelidir. Mevcut ofiste:

• Tüm dolap ve rafların toplam uzunluğu (metre cinsinden raf) hesaplanır.
• Her departman için ne kadarının aktif, ne kadarının arşiv olduğu belirlenir.
• Masa altı ve koridorlardaki "görünmeyen" depolama da sayılır.
• Yasal olarak saklanması gereken belgelerin süreleri öğrenilir.

Bu ölçüm, yeni ofiste gereken depolama alanının gerçekçi bir temelini verir. Ölçüm, genellikle depolama ihtiyacının azaltılabileceğini de gösterir.

Hibrit ofiste kişisel dolaplar

Paylaşımlı masaların kullanıldığı ofislerde kişisel dolaplar zorunludur. Planlamada dikkat edilecekler:

• Sayı: Genellikle her çalışan için bir dolap, masa sayısından bağımsız olarak.
• Boyut: Dizüstü bilgisayar, çanta ve birkaç kişisel eşyayı alacak kadar.
• Konum: Ekip bölgelerinin yakınında; tek bir yerde toplanmış dolaplar sabah ve akşam kuyruklara neden olur.
• Kilit sistemi: Anahtar, şifre ya da kartlı sistemler; kartlı sistemler dolapların paylaşımlı kullanımını da mümkün kılar.

Arşiv: döşeme yükü ve güvenlik

Yoğun arşiv, iki teknik konuyu gündeme getirir:

Döşeme yükü. Dolu arşiv dolapları çok ağırdır. Özellikle raylı kompakt arşiv sistemleri, küçük bir alana büyük bir yük toplar. Bu sistemler planlanıyorsa, döşemenin taşıma kapasitesi bir mühendis tarafından kontrol edilmeli ve gerekirse arşiv, kolon ve kirişlere yakın bölgelere yerleştirilmelidir.

Yangın ve erişim güvenliği. Kağıt arşiv, yangın yükünü artırır. Arşiv odalarında yangın algılama ve söndürme sistemlerinin kapsamı ve erişim kontrolü (yetkisiz kişilerin girişinin engellenmesi) planlanmalıdır. Kişisel veri içeren belgelerin güvenli saklanması ayrıca yasal bir yükümlülüktür.

Depolamayı mimariye entegre etmek

Depolama, ofisin mimarisiyle bütünleştirildiğinde hem alan kazandırır hem de düzen sağlar:

• Kolon aralarının ve çekirdek duvarlarının boydan dolaplarla değerlendirilmesi
• Bölge ayrımlarının depolama üniteleriyle yapılması; hem ayırıcı hem depo
• Toplantı odalarında duvar içine gömülü dolaplar
• Ortak alanlarda, oturma elemanlarının altında depolama

Taşınma: depolamayı azaltma fırsatı

Yeni ofise taşınma, depolama ihtiyacını azaltmak için en iyi fırsattır. İyi bir taşınma projesi, arşiv azaltmayı taşınmadan birkaç ay önce başlatır:

1. Yasal saklama süreleri belirlenir.
2. Süresi dolan belgeler güvenli şekilde imha edilir.
3. Saklanması gereken ama nadiren erişilen belgeler dijitalleştirilir ya da dış arşive verilir.
4. Yeni ofise yalnızca aktif olarak kullanılan belgeler taşınır.

Bu süreç, yeni ofiste depolamaya ayrılan alanı ve dolayısıyla kira maliyetini doğrudan düşürür.

Depolamanın erişilebilirliği

Depolamanın miktarı kadar erişilebilirliği de önemlidir. Sık kullanılan malzemeler bel ve göz hizası arasında, nadir kullanılanlar üst ve alt bölümlerde tutulmalıdır. Merdiven gerektiren yüksek raflar, hem zaman kaybına hem de iş güvenliği riskine yol açar. Ağır arşiv kutularının alt raflarda durması, deprem riski açısından da doğru bir tercihtir.

Hibrit ofiste kişisel dolapların yeri için hibrit ofis tasarımı, taşınma sürecinin takvimi için ofis taşınma planı, depolamanın alan programındaki yeri için ofis yerleşim planı yazısına bakabilirsiniz.