Ofis taşınma planı: tasarımdan taşınma gününe takvim
Yeni ofise geçiş nasıl planlanır? Ofis arayışı, tasarım, tadilat, mobilya siparişi, IT altyapısı ve taşınma gününe kadar geriye doğru takvim ve kontrol listesi.
Ofis taşınması, bir şirketin birkaç yılda bir yaşadığı ve genellikle hazırlıksız yakalandığı bir projedir. Kira sözleşmesinin bitişine birkaç ay kala başlanan bir taşınma, aceleyle verilen kararlar, yetişmeyen mobilyalar ve ilk haftalarda çalışmayan internet bağlantısı demektir. İyi bir taşınma, taşınma gününden geriye doğru kurulan bir takvimle yönetilir.
Geriye doğru takvim
Aşağıdaki takvim, tasarım ve tadilat gerektiren kiralık bir ofis için tipik bir akışı gösteriyor. Süreler projenin büyüklüğüne göre değişir.
| Taşınmadan önce | Adım |
|---|---|
| 12–9 ay | İhtiyaç analizi, bütçe, ofis arayışı |
| 9–7 ay | Aday ofislerin değerlendirilmesi, test yerleşimleri, kira pazarlığı |
| 7–6 ay | Kira sözleşmesi, tasarım ekibinin seçimi |
| 6–4 ay | Konsept ve uygulama projesi, bina yönetimi onayları |
| 5–4 ay | Uzun teslim süreli siparişler (mobilya, cam bölme, özel aydınlatma) |
| 4–1 ay | Tadilat ve uygulama |
| 2–1 ay | IT altyapısı, güvenlik sistemleri, mobilya montajı |
| Son 2 hafta | Testler, eksik listesi, çalışan bilgilendirmesi |
| Taşınma haftası | Paketleme, taşıma, kurulum |
| Taşınmadan sonra | Eski ofisin teslimi, eksiklerin kapatılması |
Takvimin en kritik noktası, kira sözleşmesinin imzalandığı andır. Tasarım ve tadilat için gereken süre, bu andan sonra başlar. Kira sözleşmesinde tadilat dönemi için kira muafiyeti pazarlığı yapmak, bu yüzden önemlidir.
Test yerleşimi: kiralamadan önce
Aday ofisler arasında karar vermeden önce, her biri için kaba bir test yerleşimi yapılması önerilir. Test yerleşimi, ofisin ihtiyaç programını karşılayıp karşılamadığını, kaç kişinin rahatça sığacağını ve hangi tadilat işlerinin gerekeceğini gösterir. Aynı metrekareye sahip iki ofisten biri, kolon düzeni ve çekirdek konumu nedeniyle çok daha verimli olabilir.
Uzun teslim süreli kalemler
Taşınma takviminde en sık gecikmeye neden olan kalemler şunlardır:
- Ergonomik sandalyeler ve özel ölçü mobilyalar
- Cam bölme sistemleri
- Özel aydınlatma armatürleri
- Telefon kabinleri
- İklimlendirme ekipmanı
Bu kalemlerin sipariş tarihi, tasarım onayının hemen ardından olmalıdır. Tadilat biterken sipariş edilen mobilya, çalışanların boş bir ofise taşınması demektir.
IT ve altyapı
Taşınmanın en kritik teknik kısmı, IT altyapısıdır:
- İnternet hattının yeni adrese taşınması ya da yeni hat kurulumu; bu işlem haftalar alabilir.
- Sistem odası ya da ağ dolabının hazırlanması, soğutma ve kesintisiz güç kaynağı.
- Kablolama, erişim noktaları ve toplantı odası teknolojilerinin kurulumu ve testi.
- Telefon sisteminin taşınması.
IT altyapısı, çalışanlar taşınmadan önce hazır ve test edilmiş olmalıdır.
Bina yönetimi ve izinler
Plazalarda ve ofis binalarında tadilat, bina yönetiminin kurallarına tabidir: proje onayı, çalışma saatleri, yük asansörü kullanımı, sigorta belgeleri. Bu süreçler tasarım aşamasında başlatılmalıdır. Yeni ofisin kullanım amacına uygun ruhsatları ve işyeri açma süreçleri de takvime dahil edilmelidir.
Çalışanları sürece katmak
Taşınma, çalışanlar için büyük bir değişikliktir. Sürecin başında ihtiyaç anketleri, tasarım sırasında bilgilendirme ve taşınmadan önce yeni ofis turu, adaptasyonu kolaylaştırır. Yeni ofiste masa düzeni, dolaplar, rezervasyon sistemi ve ortak alan kuralları gibi yeniliklerin önceden anlatılması, ilk haftadaki karışıklığı azaltır.
Eski ofisin teslimi
Kira sözleşmesinin eski hale getirme maddesi, taşınmanın genellikle unutulan bir maliyet kalemidir. Kiracının yaptığı bölmelerin, zemin kaplamalarının ve özel tesisatların sökülmesi gerekebilir. Bu işin süresi, eski ofisin kira bitiş tarihine yetişecek şekilde planlanmalıdır.
Taşınma haftası kontrol listesi
- Her çalışan için etiketli kutular ve yeni masa numarası
- Taşıma firmasıyla saat saat plan
- Bina yönetimleriyle (eski ve yeni) yük asansörü rezervasyonu
- IT ekibinin taşınma sırasında sahada olması
- Pazartesi sabahı için bir destek masası
- Eksik ve arıza listesi için tek bir iletişim kanalı
Kiralık ofis seçerken yapılacak kontroller için ofis kiralarken kontrol listesi, tadilat süresi için ofis tasarım süreci ne kadar sürer, kira pazarlığında tadilat katkısı için kiracı tadilat katkısı yazısına bakabilirsiniz.
Sık sorulan sorular
Ofis taşınmasına ne kadar önce başlanmalı?
Kiralık yeni bir ofiste tasarım ve tadilatla birlikte, mevcut kira sözleşmesinin bitişinden genellikle altı ila on iki ay önce başlanmalıdır. Ofis arayışı, tasarım onayı, bina yönetimi süreçleri ve mobilya teslim süreleri bu takvimi belirler.
Taşınma sırasında iş durur mu?
İyi planlanmış bir taşınmada iş kesintisi en aza iner. Taşınma genellikle hafta sonuna planlanır, IT altyapısı taşınmadan önce yeni ofiste hazır ve test edilmiş olur, çalışanlar pazartesi sabahı hazır masalarında işe başlar.
Eski ofisin teslimi için ne yapılmalı?
Kira sözleşmesindeki eski hale getirme maddesi kontrol edilmelidir. Bazı sözleşmeler, kiracının yaptığı tadilatların sökülmesini ve alanın ilk teslim edildiği haline getirilmesini şart koşar. Bu işin süresi ve maliyeti taşınma planına dahil edilmelidir.
